Las compañías constituidas en el Ecuador, sujetas a la vigilancia y control de la Superintendencia de Compañías, según la Ley de Compañías, artículo 20, en concordancia con el Reglamento expedido por la Superintendencia de Compañías mediante Resolución No. SC.SG.DRS.G.11.02 del 18 de febrero de 2011, deberán presentar hasta el 30 de abril de cada año, la siguiente documentación:

1. Presentación de Estados Financieros, dependiendo si su compañía está obligada a prestar su información financiera bajo normas NIIF o NEC. (Suscrito por el Representante Legal y el contador).
2. Informe presentado por el representante legal a la Junta de Accionistas o Socios.
3. Informe de Comisario (si la compañía es anónima o, si los estatutos de la compañía limitada, establecen la existencia del comisario).
4. Informe de Auditoría Externa (Dependerá del monto total de activos del ejercicio económico 2011. Si la compañía tiene socios o accionistas del Estado o si sus activos son superiores a 1.000.000 de dólares).
5. Nómina de Administradores y personal ocupado (La información que se presente en la nómina deberá estar acorde con la información que consta en el sistema de la Superintendencia de Compañías. Adjuntar copia de cédula y certificado de votación de los administradores).

En relación al número de personal ocupado su clasificación será de acuerdo a las siguientes áreas:

• Dirección: Quienes ejercen funciones de dirección y supervisión de otro personal (Gerente General, Directores, Sub-gerentes)
• Administración: Incluye personal de apoyo y operativo no comprendido en otras áreas (Secretarias, recepcionista, auxiliares administrativos)
• Producción: Son trabajadores que realizan actividades que requieran esfuerzo manual (Choferes, jardineros, personal que está involucrado en los procesos de producción)

1. Nómina de socios o accionistas.
2. Formulario de actualización de datos.
3. Registro Único de Contribuyentes (RUC).
4. Copia de cédula y certificado de votación de todas las personas que suscriban los documentos que se ingresan a la Superintendencia de Compañías.

La Superintendencia de Compañías receptará toda la documentación una vez que el usuario ingrese previamente la información requerida en el portal web (www.supercias.gob.ec) en la sección USUARIOS EN LÍNEA.

En esta sección, se ingresará la información de Estados Financieros, el formulario de actualización, nómina de socios o accionistas y nómina de administradores.

Es importante verificar que toda la información que contienen los formularios y nóminas estén acorde con la información que consta en el sistema, caso contrario en la opción CORREGIR PERSONAL, RNAE, CONTADOR O FECHA DE JUNTA Y BALANCES, podrá modificar la información de acuerdo a la situación actual de la compañía.

Si no recuerda la documentación que su compañía debe presentar, una vez que ingrese la información financiera, complete los formularios y nóminas, deberá generar el COMPROBANTE DE INGRESO PARA LA PRESENTACIÓN FÍSICA DE LOS DOCUMENTOS, en dicho comprobante se detallará todos los documentos que deberá presentar ante la Superintendencia de Compañías e inclusive la fecha máxima para su presentación.

Las compañías pueden presentar sus estados financieros durante el mes de marzo; sin embargo, en el mes de abril esta información deberá ser ingresada electrónicamente en el portal de la Superintendencia, y ser presentada físicamente hasta las siguientes fechas, en base al cronograma establecido según cuál sea el noveno dígito del Registro Único de Contribuyentes (RUC) de la compañía:

Si el administrador de la compañía, no pudiere presentar la información detallada anteriormente hasta la fecha máxima de presentación podrá solicitar por una sola vez que se le otorgue 30 días de prórroga para presentar la información requerida.

Cualquier inquietud al respecto, no dude en contactarnos.

María Isabel Machado Tovar